Proje Risk Yönetiminde Bilgelik – Bilgi Yönetimi

Özet
Bu makale risk yönetimi süreçleri içindeki araç ve teknikleri değerlendirerek bu süreçler içinde bilgi yönetimi kavramlarının kullanılışını anlatıyor. Önce bilgi yönetimindeki veri, enformasyon, bilgi ve bilgelik kavramları açıklanıyor. Ardından proje risk yönetimi süreçleri gözden geçiriliyor. Süreçler içindeki araç ve tekniklerin uygulanmasında kullanılan bilgi yönetimi kavramları örneklerle açıklanıyor.
Summary
This article explains usage of knowledge management concepts in tools and techniques of risk management processes. First data, information, knowledge and wisdom concepts explained. Then risk management processes reviewed. Knowledge management concepts used in tools and techniques of risk management are explained with examples finally.

Giriş

Çağımızın bilgi çağı olduğunu hep vurgularız. Bilginin sürekli ve hızlı değişimi, deyim yerindeyse taşması, kabarması ve bilgi seli oluşturması proje risk yönetiminde işimizi kolaylaştırmamaktadır. Bu dinamik ortamda planlama yapmak ve öngörüde bulunmak zorlaşmaktadır (1).

İzleyen satırlarda proje risk yönetiminin süreçlerini, araç ve tekniklerini gözden geçirirken, bilgi yönetimi kavramlarını nasıl kullanacağımızı örneklerle ele alacağız.

Belirsizliklerle bilgiyi birlikte ele almak başlı başına risk taşıyan bir iş olsa da tahterevallide bilgi yönünde hareket ettikçe belirsizlikten uzaklaşıp bilgiye ve giderek bilgeliğe ulaşabiliriz.

Bilgi Yönetimi Kavramları

VEBB piramitiBilgi yönetiminin kökeni 1980’li yıllara dayanıyor. Benim rastladığım en derli toplu ele alınışı ITIL BT servis yönetimi içinde olanı (2).

Bilgi yönetimi Veri, Enformasyon, Bilgi ve Bilgelik hiyerarşisi biçiminde ifade ediliyor. Buna VEBB piramiti deniyor. İngilizcesi de Data, Information, Knowledge ve Wisdom hierarchy diye anılıyor ve DIKW pyramid adıyla isimlendiriliyor.

Bilgi Yönetimi konusunda Türkçe kaynaklar içinde Behlül Çalışkan Hoca’nın ders notlarını öneririm (3).

Veri niceliksel bir değer, bir gözlem, bir ölçümdür. Veri işlenmemiştir, hamdır ve fazla bir anlam ifade etmez. Not defterinizdeki arkadaşınızın telefon numarası, tarayıcınızın sık kullanılanlar sayfasına eklediğiniz bir internet adresi, bir kağıda yazdığınız bir e-posta adresi, termometre üzerinde okuduğunuzu değer veriye örnektir.

Enformasyon, verinin yapılandırıldıktan sonraki halidir. Analiz edilmiş, işlenmiş, düzenlenmiş, sıraya konmuş, derlenmiş verilerdir. Enformasyon nitelikseldir ve karar alma sürecine yardımcı olur. Telefon rehberiniz, bilgisayarınızdaki sık kullanılanlar sayfası, kentinizdeki geçen ayın günlük sıcaklık dereceleri tablosu enformasyona örneklerdir.

Enformasyonu farklı kaynaklardan sentezleyerek, deneyimlerle çerçeveleyerek, birikimli bir duruma getirerek, aralarında ilişkiler kurarak, zaman dizileri haline getirerek, uzman görüşü alarak bilgiye ulaşılır. Fazla miktarda enformasyona sahip olmak bilgi oluşturmaya yetmez. Bilgi elde edilmesi uzun bir süreçtir. Veri tabanı tabloları, raporlar ve bildiriler şeklinde olabilir. Basılı veya elektronik ortamda olabilir. Tüm kişisel ve aile bilgilerinin yer aldığı veri tabanı sistemleri, haftalık doğum günlerinin listeleri bilgiye örneklerdir.

Bilgi yönetimi veri, enformasyon ve bilginin hepsini birden kullanarak bilgelikle tamamlanır. Doğru kararlar vererek, ortak bir avantaja ve iyi sonuçlara vararak bilgeliğe erişilmiş olur.

Rich Maltzman, Bilgi yönetiminin temel kavramlarını, proje yönetimi için anlatıyor (4). Proje yöneticisini firavun olarak nitelendirse de bizi çok keyifli bir eski Mısır yolculuğuna çıkarıyor.

Belirsizlikler ve Proje Yönetimi

Proje, Proje Yönetimi Bilgi Birikimi Kılavuzunda benzersiz bir ürün, hizmet ya da sonuç yaratmak için yürütülen geçici bir girişim olarak tanımlanır (5). Bu kılavuz proje yönetiminin uluslararası meslek kuruluşlarından biri olarak nitelendirilebilecek PMI (Project Management Institute) kuruluşunun proje yönetimi için hazırladığı metodolojidir. Aynı zamanda bir ISO standardı olarak yayınlanmıştır ve Project Management Body of Knowledge (PMBOK) kılavuzu adıyla anılır.

Riskler, Fırsatlar ve Proje Risk Yönetimi

Türkçesi de yayınlanmış olan Proje Yönetimi Bilgi Birikimi Kılavuzunda risk, gerçekleşmesi halinde proje hedeflerinden bir ya da daha fazlasının etkileneceği olay ya da durum olarak tanımlanır. Belirsizliği yalnızca olumsuz yönüyle düşünmemek gerekir. Proje hedeflerini olumlu etkileyebilecek belirsizlikleri de fırsat olarak nitelendirmek söz konusudur.

Proje yönetimini oluşturan kapsam yönetimi, zaman yönetimi, maliyet yönetimi yanı sıra belirsizlikler, riskler ve fırsatların yönetimiyle ilgili bir bilgi alanı var ve risk yönetimi adıyla anılıyor.

Öncelikle risk yönetiminin süreçlerini gözden geçirelim:

  1. Planlama
  2. Tanımlama
  3. Niteliksel analiz
  4. Niceliksel analiz
  5. Risk yanıtlarını planlama
  6. İzleme ve kontrol

Planlama aşamasında risk yönetiminin nasıl gerçekleştirileceği tanımlanır. Kapsam bildirimi, maliyet ve zaman planı belgeleri girdi olarak alınır ve çıktı olarak risk yönetim planı üretilir.

Proje yönetim ekibi risk yönetim planını oluşturduktan sonra sıra riskleri tanımlamaya gelir. Bu noktada proje verileri yağmaya başlar. Maliyet tahminleri, zaman çizelgesi tahminleri, yapılacak üretim veya hizmetleri gösteren kapsam temel çizgisi (baseline) detaylı olarak gözden geçirilir. Neler ters gidebilir? Maliyet tahminleri gerçekçi mi? Teslimatlarda gecikme olabilir mi? İzin planlamasında aksama olursa uzman gereksinimimizi nasıl karşılarız? Kalite güvencesi için 6 adam/ aylık bir çalışma ve 3 aylık süremiz var ama elimizde iki uzman var, çalışmayı nasıl planlayalım? Bu soruları yanıtlayabilmek için hangi verileri toplamamız, enformasyon haline getirmemiz gerekecek? Bedeli karşılığında sektörel enformasyon bulabilecek miyiz? Yoksa verilerden oluşturmamız mı gerekecek? Burada bizi yoğun bir çalışma bekleyecek.

Risk yönetimi ile süreçlere tüm paydaşları katmak gerekir. Çevresel etkileri göz önünde bulundurarak, dış paydaş dediğimiz proje ekibi içinde olmasa da projenin sonuçlarından etkilenecek kişi ve kuruluşlarla ilişki kurmak gerekecektir. Bazı paydaşları dışarıda bırakmak, projenin başarısızlığı ile sonuçlanabilir. Tüm paydaşların kontak verilerini derleyerek kontak listeleri oluşturmak yine önemli bir bilgi yönetimi aktivitesi olarak önümüzde duracaktır. Burada Enformasyonu elde ettik diyelim. Bilgiye ulaşabilecek miyiz? Bilgiye ulaşmanın hiç kolay olmadığını söylemiştik. Zaman ve maliyet içeren bilgiye ulaşma projenin yaşam döngüsü dışında kalabilir. Bir şansımız projeyi gerçekleştiren sponsor kuruluşun önceki projelerden derlenen ve öğrenilmiş dersler kapsamında sonraki projelere aktardığı veri ve enformasyon ile artık bilgiye ulaşmış olması olabilir. Bunu gerçekleştirmiş bir kurum, hafta başında paydaş veri tabanından liste oluşturarak doğum günleri o hafta olanları kutlayabilir.

Risk listeleri ortaya çıktıktan sonra risk olasılıkları ve etkileri hesaplanır. Etkilerine göre sıraya dizilir. Bu süreç niteliksel risk analizidir. Gerçekleştiklerinde projeye etkileri az olan riskler izlenme listesine alınır.

Proje hedeflerini belli ölçüde etkileyeceği hesaplanan riskler niceliksel risk analizi sürecinden geçirilir. Tarihsel veriler ve ölçümler yanı sıra, alan deneyimleri kullanılır. Görüşme ve toplantı teknikleri ile eldeki veriler enformasyona dönüştürülür. Duyarlılık analizi, beklenen parasal değer analizi, Monte Carlo tekniği, karar ağacı şeması gibi matematiksel ve simülasyon modelleri kullanılır.

Gerçekleştikleri zaman bazı proje hedeflerini etkileyecek risk ve fırsatların etkilerinin sayısal boyutları elde edildikten sonra risklere karşı önlem ve stratejiler geliştirilir. “Kaçınma” stratejisi ile proje kapsamı daraltılabilir veya zaman çizelgesi uzatılabilir. Bazı riskler bir prim karşılığında sigorta kuruluşlarına “devredilir”. Riski ortadan kaldırmaz ama yönetilme sorumluluğunu sigorta şirketine devreder. Geri kalan riskler için olağanüstü durum yedekleri oluşturulur ve bu riskler “kabul edilir”.

Belirsizliklerin negatif boyutunun riskler, pozitif boyutunun fırsatlar olduğunu söylemiştik. Fırsatları değerlendirmek daha zor olsa da stratejiler geliştirilir. Projeyi daha erken ve daha az maliyetle bitirebilmek için ek kaynaklar atanması mümkün olabilir. Organizasyon olarak tüm fırsatları değerlendirmek mümkün görünmüyorsa paylaşmak için kurumsal birliktelikler oluşturulabilir. Diğer fırsatlar da kabul edilerek değerlendirme niyetleri ortaya konur ama gerçekleşinceye kadar başka girişimde bulunulmayabilir.

Risklerin ve fırsatların zaman içinde izlenmesi ve kontrol edilmesinde de bilgi yönetimi yöntemleri kullanılır. Periyodik toplantılarla güncel ölçüm ve gözlem verileri işlenerek, sıraya konarak, analiz edilerek karar alma süreçlerine yardımcı kılınır.

Ayrıca risk yönetimi süreçlerinin doğrusal değil sarmal olduklarını vurgulamak gerekir. Bir kez yapılıp bırakılmaz. Proje boyunca bir çok kez tekrarlanır ve sonuçları daha sonraki süreçlere girdi yapılır. Süreçler tamamlandıkça tekrar başa dönülerek yeniden ve yeniden gerçekleştirilirler.

Sonuç

Bilgi çağında belirsizliklerle baş etmeye çalışmak çelişkili gibi görünse de çağımızın bir karakteristiğinin dinamizm olduğunu vurguladık. Bu ortamda bilgiye erişme yolculuğunun ana hatlarıyla birlikte proje risk yönetiminin temellerini ve belirsizlikleri aşma yöntemlerini gözden geçirdik.

Günlük yaşantımızda bilgi deyip geçtiğimiz kavramın farklı aşamalarının özelliklerini gözden geçirirken bunların farklı isimlerle nitelendirilmesi bizi şaşırtabilir.

Kapatmadan son bir soru sorayım. Bilgi çağında ve bilgi toplumunda yaşadığımızı kabul ediyoruz. Peki bu hangi bilgi? Veri mi, enformasyon mu yoksa bilgeliğe ulaşmamızı sağlayan bilgi mi?

Notlar (Geçersiz bağlantıları lütfen bildiriniz)

(1) İşletmelerde Risk Yönetimi, Dr Yalçın Balıkçı, Cinius Yayınları, 2009
(2) ITIL (IT Infrastructure Library, BT Altyapı Kitaplığı, Sürüm 3)
(3) www.behlulcaliskan.com/files/dersler/bilisimin_temel_kavramlari/04.pdf
(4) scopecrepe.blogspot.com/2008/01/akapalah-pyramids.html
(5) Proje Yönetimi Bilgi Birikimi Kılavuzu PMI Türkiye’nin web sayfasındaki bağlantıdan sipariş edilebilir

Advertisements
This entry was posted in IT Service Management, Project Management, Risk Management and tagged , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s